Retomada das Atividades de Preparação do Diagnóstico Arquivístico do IFCH

Prezados Diretores e Coordenadores do IFCH,

Recebemos a solicitação da Coordenadoria de Gestão Documental (CGDOC) do Arquivo Geral da UFPA para retomarmos as atividades de preparação do Diagnóstico Arquivístico do IFCH, que foram suspensas durante o período de greve e da SBPC.

As atividades a serem retomadas incluem as seguintes etapas:

1. Assistir à apresentação da demanda e metodologia de trabalho proposta pela CGDOC, que ocorrerá no dia 19 de agosto, no auditório da Faculdade de Filosofia, localizado no segundo andar do IFCH, das 9h às 10h.

2. Receber membros da equipe da CGDOC em cada subunidade para responder às questões necessárias para a definição do diagnóstico arquivístico.

3. Proceder com a organização dos respectivos arquivos de acordo com as exigências institucionais.

Para garantir o efetivo cumprimento de todas essas etapas, é essencial a participação dos diretores/coordenadores ou seus substitutos, bem como do corpo técnico de cada subunidade.

Esse levantamento atende a uma exigência atribuída à UFPA, conforme explicitado no seguinte texto: 

  A Universidade Federal do Pará (UFPA) é uma entidade pública que produz e mantém registros sobre suas atividades administrativas e acadêmicas. De acordo com a Lei 8159/1991, que regulamenta a política nacional de arquivos, e considerando a importância da UFPA como instituição científica na Amazônia e no Brasil, o tratamento dos documentos arquivísticos tem como principais finalidades: assegurar a transparência na gestão pública, proteger direitos e preservar a memória institucional.

Em cumprimento ao Decreto 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do processo eletrônico no âmbito da administração pública federal do poder executivo, e conforme a Portaria GR nº 4458/2021, de 30 de dezembro de 2021, da UFPA que estabelece conceitos, definições e procedimentos para produção e tramitação de documentos e processos que devem ocorrer somente de forma eletrônica.

Diante disso, constatou-se nas unidades e subunidades da universidade o acúmulo desorganizado de documentos físicos e digitais gerados no decorrer da realização das atividades, sejam elas acadêmicas ou administrativas. 

Nesse sentido, o plano de identificação de documentos físicos, digitais e eletrônicos do Arquivo Central, por meio da Coordenadoria de Gestão de Documental (CGDOC) visa identificar e planejar o tratamento arquivístico dos documentos, bem como para o uso dos espaços de armazenamento. 

Assim, a identificação da Massa Documental Acumulada (MDA) dos Institutos, das Faculdades e Programas de Pós-graduação tem por objetivo implantar uma política de gestão de documentos nessas unidades e assim assegurar a adequada destinação dos documentos como: os documentos prescritos, de guarda intermediária e de guarda permanente.  

Será necessária a presença do(s) responsável(is) pela unidade para que o questionário seja aplicado pela arquivista. Em acordo com a direção do instituto as visitas serão entre os dias 19 a 23 de agosto de 2024. Para mais informações: cgdoc.ac@ufpa.br.

Clique aqui para ver o cronograma das visitas às subunidades.

Agradecemos desde já a colaboração de todos para o sucesso dessa atividade.

Cordialmente,

Edila Moura
Diretora Geral do IFCH